Artikel | Horizontale en verticale arbeid: waar blijft onze tijd?

Auteur: Herman Wagter

We komen mensen tekort, maar benutten we hun tijd wel goed?

De tekorten aan gekwalificeerd personeel zijn overal voelbaar. De vergrijzing is een voorspelbaar demografisch gegeven: de statistieken zijn keihard over de verhouding tussen werkenden en gepensioneerden. Arbeidsmigratie is maar een gedeeltelijke oplossing en brengt eigen maatschappelijke uitdagingen met zich mee. Tegelijkertijd is de arbeidsparticipatie in Nederland hoog. Vrijwel iedereen die wil werken, heeft ook werk, al dan niet parttime. Daar zit dus nauwelijks nog rek in.

Maar als we zoveel mensen tekortkomen, waarom verspillen we dan nog zoveel tijd en energie van de mensen die wél werken?

Het geklaag van professionals over demotiverend en in hun ogen onnodig werk is niet van de lucht. Van mensen aan het bed in de zorg en onderwijzers tot accountants: overal wordt werk gevraagd waarvan professionals zelf het nut niet altijd inzien.

Zoals een chirurg laatst tegen me zei: “ik ga bij een privékliniek werken omdat ik daar 4 dagen per week aan mijn vak kan besteden en maar 1 dag per week kwijt ben aan vergaderen, in plaats van dat ik 3 dagen moet vergaderen en 2 dagen met mijn vak bezig kan zijn”. 

In de logistiek verzuchtte een grote transportondernemer dat de vereiste ‘informatie-uitstoot’ enorm is gestegen en zijn overhead daardoor toeneemt. Bij een grote aannemer in de weg- en waterbouw vreesde een directeur zijn projectmanagers kwijt te raken. Zij hadden voor hun vak gekozen om mooie kunstwerken te bouwen of een weg aan te leggen, niet om rapportages te maken.

En bij een zorginstelling was het verloop zo hoog dat de directie een medewerkerstevredenheidsonderzoek liet uitvoeren. De resultaten waren uitstekend: allemaal achten. Maar het verloop nam niet af. Toen de directie met het personeel ging praten, kwam de aap uit de mouw: “We hebben afgesproken allemaal achten in te vullen. Anders moeten we allerlei tijdrovende vragenformulieren gaan invullen. En we hebben al zo weinig tijd voor de cliënt…”

Horizontaal brengt je verder, verticaal niet

In de logistiek kennen we het begrip ‘verticale beweging’. Een horizontale beweging brengt een product dichter bij de klant. Een verticale beweging kost wel energie, maar brengt het product geen stap dichter bij de klant. Het herpositioneren van pallets op stellingen in een warehouse is daar een goed voorbeeld van.

Zo kun je ook naar arbeid kijken.

Horizontale arbeid is met je vak bezig zijn. Een resultaat voor elkaar krijgen waar de klant blij van wordt. Groeien en leren om het steeds beter en productiever te doen. Dat motiveert.

Verticale arbeid bestaat uit verplichte ‘moetjes’ die wel tijd en energie kosten, maar niet direct bijdragen aan het resultaat waarvoor je je vak uitoefent. Dat werkt juist demotiverend.

Als je met mensen gaat praten, blijkt veel van die verticale arbeid in twee categorieën te vallen.

De eerste is het maken van rapportages en registraties voor anderen. Denk aan de onderwijzer die iedere dag van ieder kind een rapportje moet schrijven. Of aan de zorgmedewerker of verpleegkundige die veel tijd kwijt is aan administratie.

Formulieren moeten worden ingevuld, registraties moeten worden bijgehouden en rapportages moeten worden gemaakt. En als dat in de ogen van opdrachtgever, werkgever of toezichthouder niet goed genoeg gebeurt, heb je een probleem.

Het gevolg: vakmensen besteden een steeds groter deel van hun tijd niet aan hun eigenlijke vak, maar aan het vastleggen en verantwoorden ervan.

De tweede vorm is wat ik ‘human middleware’ noem: de mens die letterlijk de verbinding vormt tussen IT-systemen die niet met elkaar communiceren.

Gemailde Excels overtypen of bewerken, informatie uit pdf’s overnemen, gegevens uit het ene portaal downloaden om ze vervolgens in het andere weer te uploaden of in te typen. En zo kunnen we nog wel even doorgaan.

De druk om dit werk te doen is hoog en houdt nooit op. De mens wordt daarmee de bottleneck in processen die in veel gevallen gewoon door systemen afgehandeld zouden kunnen worden.

Laat systemen het standaardwerk doen

Afsprakenstelsels zoals de Basis Data Infrastructuur (BDI) zijn ervoor om dit soort verticale arbeid fors te verminderen. IT-systemen van verschillende organisaties moeten rechtstreeks en automatisch met elkaar kunnen communiceren en de basis kunnen afhandelen. Dan kan de mens zich richten op zijn vak en dit optimaal uitoefenen.

IT-technologie moet de registratie en standaarduitwisseling automatiseren. De mens is er voor de uitzonderingen, het vakmanschap en de flexibiliteit.

Dat maakt veel verborgen capaciteit vrij. En minstens zo belangrijk: de arbeidsvreugde en het vakmanschap nemen toe. Connekt ondersteunt daarom de uitrol van de BDI en investeert in expertise op dit gebied.

Meer weten over hoe de BDI werkt en wat deze manier van datadelen in de praktijk betekent? Lees verder over de Basis Data Infrastructuur (BDI)