Artikel: Logistiek Reservist

Auteur: Chris Beezemer

Steeds meer Nederlanders melden zich aan als reservist. Het zou heel verstandig zijn als Defensie een speciale categorie reservisten in het leven roept: logistiek reservist. Want de praktijk van alledag van een planner in de logistiek lijkt op de onvoorspelbaarheid van militaire logistiek.

De praktijk

Elke ochtend begint ergens in Nederland een planner aan dezelfde puzzel. Aan de ene kant ligt de vraag: welke lading moet waarheen, en wanneer. Aan de andere kant de vraag over capaciteit: hoeveel trucks, trailers en chauffeurs zijn er beschikbaar. Op papier is dat een rekensom. In de praktijk is het een vak dat draait op ervaring, improvisatie en het vermogen om binnen een paar minuten een heel schema om te gooien zonder dat de klant er iets van merkt.

Wie denkt dat deze wereld iets is voor spreadsheets en vaste routes, heeft nog nooit meegemaakt hoe een planner reageert op slecht nieuws.

Een seizoen dat zich niet aan het boekje houdt

Neem het transport van groente en fruit. Eind april, begin mei begint het Hollandse seizoen op volle toeren te draaien, en het product gaat die weken en maanden heel Europa door. Transporteurs kopen daarom ruim van tevoren capaciteit in, gebaseerd op ervaringscijfers uit voorgaande jaren. Een logische aanpak, tot het weer roet in het eten gooit.

Wordt het halverwege april een paar dagen achter elkaar opvallend mooi weer, dan komt de productie in de kassen weken eerder op gang dan voorspeld. Voor een planner betekent dat: op stel en sprong extra capaciteit vinden, en waar dat niet lukt, slimmer combineren met wat er al staat. Dat is dan bellen met klanten om laad- en losvensters iets te verruimen zodat routes efficiënter kunnen. Dat is extra mensen in de loods regelen zodat chauffeurs sneller weg kunnen en meer ritten per dag kunnen draaien. Kortom: dezelfde capaciteit, slimmer ingezet, omdat de werkelijkheid nu eenmaal afwijkt van de prognose.

Andersom gebeurt natuurlijk net zo goed. Er zijn jaren geweest waarin het in mei juist tegenviel: weinig zon, en de productie kwam maar niet op gang. Dan draait de puzzel om: planners gaan op zoek naar ander werk om de vrijgekomen capaciteit toch te vullen, overleggen met eigen chauffeurs over het opnemen van een paar snipperdagen, en vragen ingehuurde charters om iets later te starten. Dezelfde flexibiliteit, maar dan ingezet om af te schalen in plaats van op te schalen.

En dat is nog maar het scenario waarin de puzzel bij te sturen is voordat de dag begint.

Bijsturen terwijl de wielen al draaien

Zodra de planning eenmaal staat, begint het eigenlijke werk pas: op de dag zelf blijven bijsturen. Soms is dat klein. Een chauffeur verslaapt zich, en de planner beoordeelt binnen enkele minuten welke rit op dat moment de minste impact heeft als die vertraging oploopt. Ritten worden omgewisseld, zodat de rit met de minste schade blijft liggen en de rest gewoon vertrekt. Komt de chauffeur alsnog, dan schuift hij door naar de rit met de minste impact en alles gaat toch de deur uit.

Soms is dat groot. Er was een Paasweekend waarin twintig trailers naar het Verenigd Koninkrijk werden verscheept. Aan de andere kant van het water bleek de terminal dicht dat weekend. De trailers waren wel van de boot af, maar konden de terminal niet verlaten. In die trailers zat handel voor tientallen kleinere klanten, allemaal groente en fruit met een houdbaarheid die niet wacht op een gesloten hek. Niet leveren was geen optie. De terminal bestormen evenmin. Vanuit huis werd contact gezocht met de directie van de terminal. De directeur overtuigde uiteindelijk een medewerker om op zijn vrije dag het hek te openen, zodat de trailers alsnog konden rijden.

Ook het halen van een veerdienst gaat wel eens mis: een trailer mist de boot. Wachten op de volgende afvaart is geen optie, want dan is het groente en fruit niet meer te verhandelen. Een alternatief is dan een rit door de Eurotunnel. Vaak kan de chauffeur die rit niet zelf afmaken, omdat de rij- en rusttijden dat niet toelaten. Hij vertrekt richting de tunnel en geeft door tot waar hij ongeveer kan komen. De planner regelt dan een andere chauffeur, met nog voldoende uren op de klok, die de rit op dat punt overneemt. De trailer wordt ontkoppeld, de volgende chauffeur rijdt door. Op sommige trajecten gebeurt dat zelfs meerdere keren achter elkaar, wat vraagt om een planner die op elk moment weet wie waar is, wie nog uren over heeft, en wie waar kan overnemen.

Snel schakelen als het echt moet

Wendbaarheid zit ook in de manier waarop gerenommeerde vervoerders omgaan met risico's die pas ontstaan nádat de lading al onderweg is. Als er iets met een product aan de hand is moet een verlader opdracht aan de vervoerder kunnen geven tot een ‘recallprocedure’. Op dat moment telt elke minuut: het product moet zo snel mogelijk terug. Planners gaan retourladingen combineren, zodat er vrachtwagens vrijkomen die specifiek voor de recall kunnen worden ingezet. Het kost extra kilometers en chauffeursuren, maar binnen enkele uren kunnen dan alle producten weer bij de betrokken warehouses worden opgehaald. Geen los incident dat een operatie stillegt, maar een bestaand netwerk dat tijdelijk wordt herschikt om één urgente taak voorrang te geven en daarna weer terugvalt in de normale planning.

Iets vergelijkbaars speelt bij containertransport, alleen dan andersom: niet een plotselinge taak die voorrang krijgt, maar een knelpunt dat de hele keten dreigt te vertragen. Wachttijden op containerterminals kunnen zo oplopen dat de geplande productie simpelweg niet op tijd is weg te rijden. In plaats van chauffeurs te laten wachten in de rij, worden ze dan tijdelijk niet naar de terminal gestuurd en op ander werk gezet, zodat er alvast vooruit wordt gewerkt. Zodra de congestie bij de terminal is verminderd, is er dankzij die tussenstap juist extra capaciteit beschikbaar om de opgelopen achterstand in te lopen.

Beide voorbeelden laten iets zien wat verder gaat dan improvisatie: het is een procedure. Veel vervoerders die dit soort situaties structureel tegenkomen, hebben er vaste draaiboeken voor: wie je belt, hoe je capaciteit tijdelijk herbestemt, en hoe je daarna weer naadloos terugschakelt naar de normale planning. Precies dat soort ingesleten reflex, niet losse heldendaden maar herhaalbare procedures, is wat een sector geloofwaardig maakt als partner in een omgeving waar de inzet nog hoger ligt.

Drie lagen, één systeem

Wat in al deze voorbeelden terugkomt, is eigenlijk steeds dezelfde structuur. Eerst een tactische planning: op basis van klantprognoses, historische data en actuele signalen wordt vooruit gepland. Dan een operationele planning: de werkelijke vraag en beschikbare capaciteit worden tegen elkaar gelegd en de puzzel krijgt zijn definitieve vorm. En tot slot de executie: tijdens de uitvoering wordt continu bijgestuurd op afwijkingen, en waar nodig geëscaleerd. Dat drieluik: plannen, puzzelen, bijsturen, is het hart van vrijwel elke vorm van transport.

Waarom dit precies is wat Defensie nodig heeft

Deze structuur is geen toeval, en ook niet uniek voor groente en fruit. Het is precies hetzelfde drieluik dat Defensie hanteert: een tactische planning, uitgewerkt in een operationele planning, bijgestuurd tijdens de uitvoering. De vergelijking tussen beide werelden is dan ook geen kunstgreep, het is dezelfde discipline, toegepast op andere lading.

En dat is precies waar de kans ligt. De transportsector is al decennia getraind in exact het soort werk dat defensielogistiek vraagt: prioriteiten razendsnel herschikken, capaciteit slim herverdelen, en onder druk toch leveren. Een planner die weet hoe je twintig trailers ongepland langs een gesloten terminal krijgt, of hoe je een trailer drie keer laat overnemen om toch op tijd de grens over te komen, is ook een planner die weet hoe je omgaat met de onvoorspelbaarheid die bij militaire logistiek hoort.

Logistiek reservist

Gebruik die kennis en ervaring uit de logistieke praktijk, laat ze ervaring opdoen met militaire systemen en processen, en je hebt een geweldige reserve in de maatschappij klaar staan voor als het nodig is.